Metakompetanse blogginnlegg

Møteteknikk og arbeidsstruktur kan læres

Arne Grønningsæther, medlem av det avtroppende kirkerådet uttalte, etter at Kirkemøtet ikke klarte å komme gjennom hele sakslisten, at “Dette er helt uholdbart. Det er ikke mulig å gjennomføre ansvarlig saksbehandling av denne saken. Snart har halve salen reist.”

Det må jo være særs beklagelig at Kirkemøtet ikke frembringer mer møtedisiplin.

Dessverre er det slik (selv om dette aldri før skal ha hendt i Kirkemøtets historie) at Kirkemøtet ikke er alene om å ha problemer i møtegjennomføring og møtestruktur.

Det anslås at ledere i privat og offentlige virksomheter i Norge i dag bruker halvparten av sin arbeidstid til møtevirksomhet.

Selv om det vanskelig kan anslås økonomiske tap ved at Kirkemøtet ikke får gjennomført sitt møte, er de faktiske forhold slik at stadig flere både offentlige og private virksomheter ser betydningen av både å gjennomføre møter innen fastsatte tidsrammer og generelt redusere sin møtevirksomhet ift hva som er effektiv ressursbruk. Grunnen til dette er flere:

Både økonomisk og tidsmessig tap, og at arbeidstid vurderes brukt mer effektivt til andre arbeidsoppgaver.

I stadig større grad før møteinnkalling sendes, vurderes i det hele tatt behovet for et møte og om møtet har en klar og tydelig intensjon eller hensikt.

Har de ikke det, er det neppe grunn til å avholde møte i det hele tatt.

Anbefalingen i tilknytning til møtevirksomhet går på å innarbeide faste strukturer:

1.      Før innkallingen stilles gjerne spørsmålet: Er det behov for et møte? I såfall:

2.       Hvilken type møte er det snakk om. (Orienteringsmøte, informasjonsmøte, kreativt møte, beslutningsmøte, eller annet?

3.      Avklaring av intensjon og hensikt med møtet.

4.      Er de som må være med innkalt?

5.      Avhengig av type møte, er det viktig å ta det viktigste først. Et ledermøte bør gjerne ta de viktigste strategiske utfordringene.

6.      Blir det tid kan man bruke resten til spørsmål og avklaring av daglige gjøremål.

Møter er i altfor mange tilfeller altfor mye preget av saksbehandling. Det er ikke på møter man skal gjøre det! Det gjennomføres i forbindelse med de daglige og operative gjøremål.

Etter vår oppfatning, som daglig arbeider med kommunikasjon, ledelse og strategiplanlegging, bør Kirkemøtet som det øverste representative organet i Den norske ikke drive saksbehandling i et slikt fora.

Det hører med til møteforberedelsene.